借り上げ社宅制度を公平性の高い制度として運用していくためには、様々な状況を想定した上で、ルールや判断基準を設けておく必要があります。
その一つとして、借り上げ社宅の住み替えに関するルールについてご紹介します。
１．想定しておくべき住み替えの発生事由
借り上げ社宅に入居している社員の住み替えを会社負担として認めるかどうかについては、都度判断として運用を行うことも可能ですが、長く運用をしていく中で判断基準にブレが生じ、不公平な運用となってしまうリスクがあります。
そのため、結婚や出産などによる家族数の増加のように発生が想定される事由に対する住み替え可否については、あらかじめ判断基準を決めておくとよいでしょう。
明確な基準があることで公平な制度運用が可能となり、その都度の判断が不要になるため、運用上の負担も軽減されます。
借り上げ社宅制度を持つ多くの企業で判断基準が設けられている事由として次のようなものがあります。
① 社員の結婚
② 出産等による同居家族数の増加
③ 離婚・子女独立による同居家族数の減少
④ 家主都合の解約
①～③は社員のライフステージの変化に伴うもの、④は家主都合で発生するものです。
このような事由が発生した場合、その都度判断することとして運用を行うことも可能ですが、想定される発生事由についてはあらかじめ判断基準を決めておくとよいでしょう。
２．費用負担
住み替えによって発生する各種費用について会社側で負担するのか、社員が負担するのか、費用負担について明確にしておく必要があります。
新規契約時に発生する費用だけではなく、解約時に発生する費用についても同様です。
発生費用については、下表のように費用負担者を明確にしておきましょう。
【費用負担区分（例）】
結婚や家族数増減については、適用時期やエビデンスの提出についても定めておいた方がよいでしょう。
例えば、結婚の場合、入籍日の●か月前もしくは後までの住み替えは会社負担とするなど、いつ時点から住み替えが可能となるのかを明確にしておきましょう。
また、●か月以内に出産の予定がある場合は、母子手帳をエビデンスとして提出することで、あらかじめ広い物件に住むことを会社負担として認める会社もあります。
公平な運用のためにも事由によって、どのようなエビデンスの提出を求めるかも決めておきましょう。
３．さいごに
借り上げ社宅制度を運用していくと、住み替えの要望を受けるケースがでてきます。
どのような場合に住み替えを会社負担として認めるのか、住み替えによる発生費用の負担は会社か社員か、このような点を明確にし、都度判断を減らしていくことが公平性の高い制度運用と担当者の運用負荷軽減につながります。
