物件決定後、入居前に社員へアナウンスすべき5つのこと

いま、この記事をご覧いただいている社宅担当の皆さまは、社宅に入居する社員への注意事項として、どのようなことをアナウンスしていますか?
借り上げ社宅制度は社員に大変喜ばれる制度ですが、その反面、使い方や負担すべき費用に関してトラブルになるケースも少なくありません。
ここでは、社員とのトラブルを防ぐために、物件決定後、社宅への入居を控えた社員へあらかじめ伝えておくべき5つの事項についてご紹介します。

1.物件が決まったら社員に伝えるべきこと5つ

入居後のトラブルを防ぐため、次の5つについてはあらかじめ社員へ伝えておきましょう。

1-1.社員が負担すべき費用

毎月発生する社宅使用料や、入退去時・更新時に社員負担となる費用をあらかじめ伝えておきましょう。
社員の負担となる費用はとくにトラブルに発展しやすく、「言った、言わない」「知らなかった」などのトラブルを防ぐためにも、入居前にしっかりと理解してもらう必要があります。社宅使用料の計算式や社員が負担すべき費用の項目については、ガイドブックなどを用意して社員がいつでも確認できる状態にしておくとよいでしょう。
また、入居中や更新時に家賃が変更となった場合に、社員負担額に影響があるかどうかも、あらかじめ社員に伝えておくことがトラブル回避につながります。

1-2.特約事項

特約事項には入居者に向けた禁止事項等について記載されているケースもあるため、後々のトラブルを回避するためにも伝え漏れのないよう対応しましょう。

1-3.入居中の注意事項

借り上げ社宅への入居にあたって、社宅規程や細則などは必ず確認してもらうようにしましょう。必要に応じて、次のような内容の誓約書を提出させることもひとつの選択肢です。
例)会社が定める規定・細則や、物件の管理規約などを遵守すること
例)故意過失により建物や設備を毀損した場合は直ちに原状回復し、その費用は入居者が負担すること

1-4.火災保険への加入

何かが起こってからでは遅いです。
火災保険の契約や保険料の負担を社員本人としている企業の場合は、リスクを回避するためにも、必ず火災保険へ加入することを案内しましょう。
とくに、火災や漏水などの事故が発生した場合に生じる、家財の修理費用や再取得費用、借家人への賠償金などについて費用負担者を明確に伝えておくことも重要です。
また、社宅の契約更新を迎える際には火災保険の更新漏れが起こりやすいため、更新時にはあらためて案内が必要です。

1-5.入居時の室内チェック

入居時の室内チェックは、退去精算時のトラブルを防ぐために大変重要な作業です。
入居時点で室内の状況をチェックし、生活に支障が生じない程度の軽微な傷などについては、チェックシートや写真などで記録に残しておくこと、また状況に応じて管理会社に連絡・共有しておくことが重要です。
とくに、故意過失による原状回復費用を社員負担としている場合は、高額請求になりやすいケース(フローリングの張替えや、タバコによるクロスの張替え、ペット飼育による消臭・消毒など)もあわせて伝えておくことで社員への注意喚起にもつながります。

2.新卒社員へはプラスαの案内で”安心”を!

借り上げ社宅へ入居する社員が新卒社員の場合、何度も転居を繰り返しているベテラン社員とは違い、一般的な転居手続きの知識がなく不安を抱えている社員も多いはずです。
「転居に必要な手続きくらいは、社会人の第一歩として自身で調べて対応すべき」という考えもありますが、はじめての社宅入居で不安を抱える社員に対しては、一般的な転居手続きに関する注意点(引越手続き、住所変更に伴う転出届・転入届の手続き、電気やガス・水道のライフラインの停止/開始手続きに関する注意点など)について触れてあげてもよいかもしれません。

3.さいごに

いかがでしたか?
社宅利用に関する最低限のルールや注意点を事前にアナウンスするだけで、「言った、言わない」「知らなかった」などといった社員とのトラブルを防ぎ、社宅運用をより円滑にすることは十分可能です。
本来、社宅制度は社員に喜ばれるべき制度であるため、極力トラブルにつながらない運用を心がけるとよいでしょう。

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