社宅制度を運用するうえで、社宅関連情報をどのように管理するかは企業ごとに大きく異なります。
管理件数がそれほど多くなく、自社内製にて運用されている企業ではエクセルなどを活用されていることが多いですが、社宅運用をより効率的に行おうとすると社宅管理システムが必要となってきます。
そのため、システム会社から販売されている社宅管理システムなども複数あり、また、社宅運用をアウトソーシングした場合には、各アウトソーサーから社宅管理専用のシステムが提供されます。
市販されている社宅管理システムや各アウトソーサーが提供している社宅管理システムはそれぞれ機能が大きく異なっています。
効率的な社宅管理を行うには情報管理機能だけではなく、他にも必要となる機能があります。
ここでは効率的な社宅管理実現のために必須となる機能4点ついて説明していきたいと思います。
１．社宅管理システム必須機能４点！
効率的な社宅管理を行ううえで、必須となる機能を４つ紹介します。
市販されている社宅管理システムや各アウトソーサーが提供する社宅管理システムには、これ以外の機能が多くありますが、今回は「これがないとダメ！」という必須の機能を紹介していこうと思います。
社宅管理システムに必要な機能は下記4点です。
- 社宅台帳機能
- ワークフロー機能
- 検索 ／ 抽出機能
- 進捗確認機能
ここからは、4つの機能についてひとつずつ紹介していきたいと思います。
1－１．社宅台帳機能
1つ目の必須機能は社宅台帳機能です。簡単に説明すると、社宅関連情報を登録する機能です。
どの社宅管理システムでも絶対に用意されている機能だと思います。
借り上げ社宅だけではなく、社有社宅、社有寮、駐車場などが登録でき、社宅と合わせて運用を行う情報が完全に一元管理できる状態が望ましいです。
社宅管理システムを選ぶうえでの確認ポイントとしては、「 企業独自の管理項目が登録できるか？ 」を必ず確認することをおすすめします。
自社の管理上、事業所コードを併せて登録したい、イレギュラーな対応を行った履歴を残しておきたい等、同じ社宅管理と言っても、企業毎に管理に必要となる項目は異なります。
社宅台帳機能自体は、どの社宅管理システムにも必ずある機能ですので、物件所在地や家賃等の標準的な管理項目だけではなく、自由に設定項目を追加できる機能の有無を必ず確認するようにしましょう。
1－２．ワークフロー機能
2つ目の必須機能はワークフロー機能です。
社宅とは企業が社員に対して貸与する住居であるため、入居する前に「入居申請」のように何らかの申請を社員が行い、管理者が承認するという申請・承認プロセスが必要とされています。
企業によっては社員→所属上長→人事部のように承認工程が複数となっている企業もあります。過去はこうした申請は所定帳票をFAX送付、または、帳票ファイルを添付しメール送付などの方法によって申請を行ってきましたが、現在ではWebのワークフロー機能による申請・承認が主流です。ワークフロー機能も社宅台帳機能と同様にどの管理システムにも必ずある機能です。
社宅管理システムを選ぶうえでのポイントとしては、「一括申請機能」や「一括承認機能」の有無を確認することをおすすめします。
現在社宅に居住し、転勤によって、新たな勤務地でも社宅居住となる社員の場合、現在の社宅の解約申請、引っ越し依頼、新たな社宅の入居申請と最低でも3つの申請手続きが必要になります。
駐車場の貸与などを認めている企業では、さらに多くの手続きが必要です。これらの手続きを個別に申請するのは忙しい社員にとっては苦痛です。同じタイミングで発生する申請手続きはまとめて実行できる一括申請機能の有無を確認するようにしましょう。また、承認する側の負担を軽減する「一括承認機能」も必要です。
企業によっては異動月が固定されていて、異動月には数十名、数百名の異動者が行う申請を承認しなければなりません。それらの申請を1件ずつ承認していくことは非常に大きな負担となります。申請された内容をチェックし、チェック後一括で承認が行える「一括承認機能」の有無も必ず確認しましょう。
なお、承認の工程が、社員→上長→人事部などのように、複数階層となっている企業も多くあると思います。承認工程が複数階層必要という企業であれば、ワークフローの設定で多段階承認ができる仕様となっているかも必ず確認するようにしましょう。
1－３．検索 ／ 抽出機能
3つ目の必須機能は検索・抽出機能です。
社宅台帳機能により集約された社宅関連情報も、ただ集約されているだけではそれ程意味はありません。集約された社宅関連情報の中から必要な情報を検索でき、必要な情報のみを抽出（エクスポート）する機能は社宅担当者にとって必須となる機能です。
例えば、●年●月～▲年▲月の間に解約した物件において発生した原状回復費を確認するための検索や、入居者から徴収する社宅家賃を計算するために社員番号、社員名、月額家賃、共益費等の必要な情報のみを抽出するなど、社宅管理を行う社宅担当者にとっては実務上、非常に重要な機能です。
社宅管理システムを選ぶうえでのポイントとしては、必要な情報が容易に検索でき、対象情報を抽出できる機能の有無を必ず確認するようにしましょう。
1－４．進捗管理機能
4つ目の必須機能は進捗管理機能です。
社宅管理を行ううえでは、申請・承認手続き、新規契約手続き、更新手続き、解約手続きなどの様々な手続きが発生します。
自社内製で運用している場合において、同時に解約物件が30件発生することをイメージしてみてください。
各物件の進捗をすぐに把握できるような機能がないと間違いなく混乱し、非効率な対応を行うことになります。この進捗管理機能は、社宅管理を外部専門会社にアウトソーシングしている場合においても重要な機能です。
発生する手続き実務を外部専門会社が担っていたとしても、個別物件の手続き進捗を確認しなければならないような場面は多頻度で発生しますし、アウトソーシングしている外部専門会社の手続き進捗スピードに問題はないか管理・監督する必要もあるためです。
社宅管理システムを選ぶうえでのポイントとして、社宅管理において発生する手続きの進捗を確認する機能の有無を必ず確認するようにしましょう。
２．さいごに
ここまで効率的な社宅管理のために社宅管理システムに求められる必須機能を4点紹介してきましたが、参考にしていただけましたでしょうか？ここで挙げた必須機能4点は最低限備えているべき機能とも言えます。
社宅管理用のシステムは多くあり、それぞれ機能や操作性も大きく異なっているため、比較検討すること自体が困難です。
そのような場合は、ここで挙げた必須機能4点を重点的に確認し、比較検討を行うことで選定しやすくなるのではないかと思います。社宅管理システムの導入を検討される際の参考にしていただければ幸いです。
