多くの企業で採用されている借り上げ社宅制度。
従業員の採用・定着の強化や、転勤される社員の負担軽減などの効果が期待でき、今でも多くの企業で導入や制度改善の検討が行われています。
そんなメリットの多い借り上げ社宅制度ですが、業務を担っている管理部門では、契約手続きや毎月の家賃送金、入居者の対応、給与控除の計算等、多くの業務が発生しています。
この記事では、社宅管理の負担の軽減方法についてご紹介します。
１．社宅代行サービスを利用する
１つ目は、社宅代行会社に業務を委託する方法です。
社宅代行サービスは、借り上げ社宅制度の運用に伴って発生する業務を委託先の代行会社がまとめて引き受けてくれるサービスです。
賃貸借契約関連の手続きや社員対応、不動産会社とのやりとりなど、ほとんどの業務を外部に委託することができます。
社宅代行サービスは委託先によってサービスの品質や対応可能な範囲が異なります。
代行サービスの導入を検討する際は、是非こちらの２つの記事も参考にしてみてください。
▼参考
社宅管理代行サービスとは？
失敗しない！社宅代行会社の見分け方
また、社宅代行サービスの利用は業務負担の軽減に大きな効果が見込める反面、毎月一定の委託料が発生します。
社宅件数が多くない企業にとっては負担となってしまうケースもあり、導入の際は慎重に検討されることをお勧めします。
２．社宅管理システムを導入する
２つ目は、社宅管理システムを導入する方法です。
あなたの会社では、借り上げ社宅の情報はどのように管理されているでしょうか。
表計算ソフトを活用したり、紙の帳票をそのまま保管したりと、色々な形で管理されていませんか。
社宅管理システムを導入することで情報が一元管理され、業務の効率化や管理水準を高めることができます。
社宅管理システムの利用は、代行サービスと比べると安価に始められる場合が多く、費用を抑えながら社宅業務の改善に取り組むことができる反面、社宅業務自体は自社で行う必要があります。
煩雑な業務そのものを削減することはできません。
３．社宅規程を見直してみる
３つ目は、自社の社宅規程を見直してみる方法です。
一見、業務の負担軽減と直接結びつかないように見えますが、社宅規程がわかりにくいせいで、不動産会社や社員とのやりとり、給与控除額の計算が大変になっているということはないでしょうか。
規程が古く、実態に即していない企業ほど運用の負担が高まっている可能性があるため、規程を見直すことによってその負担を軽減できる可能性があります。
社宅規程を見直す場合、他社の事例や上限家賃や社宅使用料の水準など、社内では把握できない情報が必要になることが多くありますので、付き合いのある社宅代行会社等に相談してみると良いかもしれません。
４．さいごに
今回は、社宅管理の負担を減らす方法についてご紹介しました。
管理している社宅の件数や、企業独自のルール等によって運用部門が抱える課題もそれぞれです。
社宅代行会社など専門の会社に相談しながら、自社にあった解決方法を探してみることをお勧めします。
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